Služby virtuální asistentky a administrativa

billionphotos-1674838Virtuální asistentky již nejsou na internetu takovou novinkou, na spolupráci s nimi spoléhá stále více společností. A není to žádná náhoda, jedná se pro ně o poměrně velkou úsporu času a často i financí.

Služba virtuální asistence je určena pro menší i větší společnosti, nejčastěji pro takové, které mají své vlastní webové stránky, eshop, a jsou propojeni s internetem.


Komunikace s virtuální asistentkou pro vás bude jednoduchá a příjemná. Kvalitní online asistentka, jinak řečeno online sekretářka, bude zvládat všechny administrativní i obchodní činnosti.

Administrativa v rámci virtuální asistentky

  • správa e-mailu a vyřizování přesměrovaných hovorů (v době nedostupnosti nebo zaneprázdněnosti)správa elektronického diáře, plánování akcí a událostí, rezervace ubytování, restaurací a přepravy)

V naší společnosti se zabýváme také virtuální správou emailů. Nemusíte s námi být neustále v osobním kontaktu, přes to vám dokážeme zajistit komplexní správu emailové pošty a vyřizování některých záležitostí. V případě obdržení specifického emailu ho předáme náležité osobě.

Možná si ale pokládáte otázku, proč si takovou online pomoc zvolit. Rádi vám na ni dáme odpověď. Především vám správa mailové schránky ušetří mnoho času, který pak budete moci využít efektivněji a lukrativněji. Rovněž nebudete zatěžováni žádnými spamy a zbytečnými e-maily, které se v některých případech v obyčejný spam proměňují.

  • koordinace úkolů a časových kapacit zaměstnanců v interakci s nimi (př. evidence projektových týmů konzultantů, evidence volných kapacit a výhledy)
  • příprava podkladů pro obchodní jednání, ev. osobní účast na jednání

Příprava podkladů pro obchodní jednání je nepochybně činností, která ne právě každého podnikatele baví, v jiných případech může zase velmi výrazně zdržovat. Svěřte podklady obchodního jednání nám a my se postaráme o dokonalou realizaci nejen obchodního jednání, ale také samotného finálního obchodu.

Podklady obchodního jednání, to jsou kupříkladu různé smlouvy, je při tom třeba komunikovat s více stranami a také s nezbytnými institucemi. A to je právě kámen úrazu a obchodní podklady online se pak jeví jako schůdné řešení. Pokud na to nemáte čas, ani lidské zdroje, kontaktujte nás a my se rádi postaráme o pomoc s obchodními podklady od A do Z.

  • vyhledávání informací na internetu a zajištění praktických úkolů (srovnání cen produktů, nabídek, zajištění opraváře, notáře, odhadce apod…)
  • vedení záznamů o dodavatelích a klientech
  • vedení záznamů o projektech a jejich koordinace (přehledy projektů s informací o dokončených, rozpracovaných, termínech, úhradách atd., komunikace s vedoucími zakázek)

Zdržuje vás vedení záznamů o projektech od jiných činností, nebo vám k tomu chybějí ty správné buňky? Nabízíme vám služby, které pomohou s projektovými záznamy, a vám tak ušetří váš drahocenný čas. Projektový záznam online? Proč ne?

Správa záznamů o projektech spočívá v jejich ukládání, úpravách a také kontrole absolutní správnosti.  Záznamy o projektech online, jsou jednou z našich služeb, vedoucích k vašemu progresu. Pokud budete mít více času například na vývoj produktů a služeb, dostaví se patřičné uspokojení.

  • správa datové schránky

Mezi naše online služby se řadí také správa datové schránky. Také například zajistíme, aby všechny emaily, které rozesíláte zákazníkům či jiným účastníkům firemního procesu, byly zajištěné proti virům. Nestane se, že bychom o některá data a emaily přišly, každou zprávu pečlivě ukládáme.

Správy datových schránek se vůbec nemusíte účastnit, vše zajistíme za vás a vy tak ušetříte spoustu svého času, který je velice drahý. Spravování datové schránky spočívá rovněž v archivování, o nových zprávách budeme adresáta okamžitě informovat. Odpadne vám tak jedna z činností, která může zdržovat při realizaci jednotlivých zakázek.

  • ověřování listin a dokumentů, vyřizování živností, povolení a potvrzení
  • komunikace se správními úřady (finanční úřad, pracovní úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, spec.úřady – stavební úřad, živnostenský úřad…, pojišťovnami, bankami atd.)

Ulehčíme vám komunikaci se správními úřady. Může se jednat například o magistráty, obecní úřady, ale také finanční úřady, pojišťovny a tak dále. Správní úřady vám někdy můžou paradoxně ztěžovat život a podnikání, komunikace se úředníky může být často činností zdlouhavou a bohužel také mnohdy bez očekávaného výsledku.

My dokážeme řešit různé problémy a komunikace s institucemi je pro nás denním chlebem. Pokud využijete našich online služeb, zbavíte se konečně vaší neoblíbené zátěže. Komunikování s institucemi obnáší hodně cestování, ještě více telefonování, a samozřejmě také čekání na úřadech. S naší pomocí už pro vás budou tyto nepříjemnosti minulostí.

Komunikace plně též v anglickém jazyce!