„Mohl jsem být o x set tisíc bohatší a ještě mě okrádala“

Někdy nám vrtá hlavou, proč tolik podnikatelů má sklon si říkat, že je účetní jako účetní. Vždyť sami přece musejí vědět, že není elektrikář jako elektrikář, obchodník jako obchodník nebo právník jako právník.  S trochou nadsázky můžeme říct, že nejspokojenější potom podnikatelé jsou, pokud se o účetnictví, které mnohdy a zvlášť do jisté velikosti své firmy považují za balast, vůbec nemusejí starat. „V krabici s doklady byly i paragony z dovolené a účetní nic neříkala. Pecka. Asi to prošlo.“ „Daně mi vyšly přiměřené, tak to je bezva, mám dobrou účetní…..“ Ale jak v životě, tak i v tomto platí, když je ticho, neznamená to, že není problém! 😊

 

„Měl jsem letitou účetní na doporučení. Jak moje firma rostla, všechny ty papíry řešila, a já byl spokojený, protože rozhodně nejsem typ, který by se jimi chtěl zabývat. K řízení firmy mi stačily moje „kupecké počty“ a byl jsem hrozně rád, že mám tak skvělou účetní, která ode mě ten balast odkopává.“, jako by svými slovy potvrzoval výše uvedené pan Radek, jeden z našich klientů. „Chvíli trvalo, než jsem došel k rozhodnutí, že už mám tak velikou firmu, tolik zaměstnanců a tolik procesů, že by to chtělo nějak sofistikovaně řídit. Jenže já jsem radši v terénu, sháním a realizuji zakázky než řeším pojištění strojů nebo nábor zaměstnanců. Najal jsem si tedy parťáka – manažera.“

Abychom se vrátili k tématu účetnictví, manažer pana Radka se s námi před koncem roku 2014 spojil s poptávkou po spolupráci. Ve své práci mimo jiné postrádal relevantní zpětnou vazbu od účetní pana Radka ohledně výstupů z účetnictví nebo ochotu implementovat sledování po střediscích a zakázkách, a začal uvažovat o změně.  K té také s nejistotou pana Radka, jestli bude mít i nadále svůj klid na práci a kolik ho to bude stát, došlo. A věci se daly do pohybu. 😊

Trvalo poměrně značnou část roku 2015, než jsme vůbec obdrželi od teď už bývalé paní účetní nějaká data. Žádné inventury účtů, nepořádek na saldech dodavatelů i odběratelů, účetní zápisy bez podkladů….  A dalo to hodně intenzivní práce, než jsme z předaného chumlu dospěli do stavu účetnictví v kondici vyrovnaného se starou zátěží.  O to komplikovanější, že komunikační kanály s dodavateli a odběrateli byly poměrně dokonale přesměrované na externí účetní.

Postupným rozšmodrcháváním účetního klubka jsme zjišťovali, jak „efektivní“ bývalá účetní byla. Skvěle znala povahu svého klienta a přesně se tomu uměla přizpůsobit. Nezatěžovat, neúkolovat, neptat se. To, že byl pan Radek podnikající fyzická osoba, jí její „praktiky usnadňovalo“. Jejími chybami v účetnictví se na tomto místě nechceme zabývat, ale rádi bychom vyzdvihli skutečnosti spojené nejen s nedbalostí, ale taktéž s vypočítavostí. Nejen, že si paní účetní nedala práci vyjasňovat si například nedoložené platby v řádu desítek tisíců a prostě je „vyhazovala“ přes účet individuálního podnikatele tzv. ven z účetnictví, ale tento individuální účet podnikatele, říkejme mu výstižněji „odpaďák“ za roky spolupráce požral opravdu velké množství hospodářských operací, které mohl pan Radek uplatnit jako daňový náklad.

Paní účetní moc dobře věděla, že by bylo praktické, aby hospodářský výsledek pana Radka vyšel tak nějak přiměřeně. Takže dle potřeby neuplatňovala daňové odpisy majetku, cokoliv jí v účetnictví nesedělo, „srovnala“ přes tento odpaďák (pan Radek si nesnížil daně o to, co mohl) a když jí „to nevyšlo“, přes odpaďák si „přifoukla“ výnosy dle potřeby, aby byla na „vhodných“ číslech (pan Radek zdanil něco, co nemusel)…

Průkaznost účetnictví dostala pořádně na frak. K velkému riziku pana Radka, protože, jak známo, i za neprůkaznost účetnictví může padnou tučná pokuta. Pro pana Radka bylo ale nejmrazivější zjištění, že přes ten „odpaďák“ paní účetní „čas od času“ provedla „úhradu“ nějaké pohledávky od nepravidelných klientů. K faktické úhradě pohledávek na účet firmy pana Radka tak nikdy za tyto pohledávky nedošlo, ale jejich „nasypáním do odpaďáku“ bylo na první pohled vše vyrovnané a v pořádku. Namísto toho přistály peníze na účtu, který vykutálená paní účetní s odběrateli vykomunikovala. „Přiznám se, že tohle jsem podcenil a naprosto jsem neměl dobrý přehled o tom, kdo nám co zaplatil a řešil jsem spíš, že mám na účtu z čeho platit výplaty a dodavatelům, než jestli mi všichni odběratelé zaplatili. Informace z účetnictví jsem bral jako fakta a hlavně jsem s nimi nepracoval, takže jsem je ani nehodnotil.“

 

Shrnuto, podtrženo, paní účetní poškodila klienta hned dvakrát. Nedbalostí, kdy se nesprávně  a neprůkazně vedeným účetnictvím nad klientem vznášela hrozba doměrků a pokut, jdoucí v tomto případě ruku v ruce s jasným úmyslem osobního profitu na účet klienta.

„Měl jsem ty roky svůj klid, to ano. O papíry  jsem se nestaral.  Ale mohl jsem být o x set tisíc bohatší a ještě mě okrádala.“  shrnul svůj pocit a náš článek pan Radek.

 

Rady, jak alespoň trochu snížit podobné riziko?

  1. O účetní shánět reference. I průběžně, když už s ní pár let děláte.
  2. Zajímat se o data z účetnictví, chtít vidět výstupy. Chtít rozklíčovaný hospodářský výsledek. Chtít rozklíčované změny na úrovni vlastního kapitálu. Požadovat průběžně datovou zálohu účetní evidence.
  3. Zajímat se o salda dodavatelů, odběratelů, o významné položky zaevidované na rozvahových účtech, o proběhnuté platby. Sledovat vývoj stavu financí a pracovního kapitálu.
  4. Zainteresovat do procesů spjatých s účetnictvím i další osoby, nenechávat vše na externí účetní, ale zvlášť komunikaci s odběrateli, jejich upomínání, a placení dodavatelům rozdělit mezi více osob. Vhodné je například ponechat komunikaci s odběrateli a jejich upomínání na jiné osobě ve firmě.
  5. Zvážit vhodnost alespoň občasné revize externí účetní kvalifikovanou osobou, která projde operace zaevidované na rozvahových účtech a vytipuje případné nejasné body. Navázat spolupráci s nezávislým daňovým poradcem.